Você acorda com dez coisas na cabeça. Mas à tarde, a lista já tem vinte. E no fim do dia, metade delas ainda não foi feita.
O problema não é a falta de tempo, pois a maioria das pessoas tem tempo suficiente. O verdadeiro problema é gerenciar o tempo e as tarefas adequadamente.
E a situação piora quando se trata de ideias. Uma boa ideia surge na sua mente e você pensa que vai se lembrar dela mais tarde. Mas raramente se lembra. Ela desaparece.
As pessoas trocam de tarefa a cada três minutos, em média. E cada troca custa foco e tempo.
Neste blog, vamos explorar maneiras simples e práticas de gerenciar suas tarefas e ideias diárias com mais eficiência.
Existem vários motivos pelos quais as pessoas têm dificuldade em gerenciar suas tarefas e executá-las no prazo. Um dos principais é que elas confiam na memória em vez de usar um sistema escrito. Elas fazem uma lista mental de tarefas ao acordar e, em seguida, esquecem a segunda enquanto realizam a primeira.
Em segundo lugar, algumas pessoas anotam suas tarefas, mas não utilizam uma plataforma adequada para isso. Às vezes, anotam em papel, outras vezes usam um aplicativo online. Depois, esquecem onde as anotaram.
Em terceiro lugar, as pessoas não priorizam tarefas. Assim, quando olham para as tarefas, sentem que tudo é igualmente importante e ficam confusas sobre por onde começar.
Agora, vamos analisar algumas maneiras simples, porém importantes, de gerenciar suas tarefas para concluir o máximo possível delas dentro do prazo.
O primeiro erro que a maioria das pessoas comete é guardar tarefas na cabeça. Elas acham que vão se lembrar de tudo, mas isso raramente acontece. O cérebro humano é melhor em gerar ideias do que em armazená-las. Portanto, evite confiar apenas na memória. Anote todas as tarefas, ideias, lembretes ou pensamentos assim que eles vierem à sua mente.
Além disso, use um único lugar para isso. Se você anotar ideias em vários lugares, vai perdê-las depois. Portanto, evite fazer isso. Um bloco de notas online funciona bem. Você pode abri-lo rapidamente, anotar suas tarefas e mantê-las salvas em um só lugar.
Algumas pessoas fazem uma lista e começam a trabalhar primeiro no que parece mais fácil. E as tarefas importantes continuam sendo adiadas.
Se você tratar todas as tarefas com a mesma importância, ainda assim terá dificuldades. Algumas tarefas realmente importam hoje. Outras podem esperar até amanhã.
Assim que tiver sua lista pronta, revise-a e decida. Quais tarefas precisam ser feitas hoje? Quais podem esperar? Coloque as mais importantes no topo. Mova as demais para baixo.
Uma simples ordem de prioridades evita que você chegue ao final do dia e perceba que a tarefa mais importante ainda não foi concluída.
Se você simplesmente fizer uma lista e começar a trabalhar sem decidir quanto tempo levará para realizar cada tarefa, será difícil concluir todas as tarefas no prazo.
É aí que o bloqueio de tempo ajuda.
É simples. Você atribui um horário específico a cada tarefa. Uma tarefa é das 9h às 10h. Outra das 10h às 11h. E assim por diante. Dessa forma, você decide as duas coisas: o que fazer e quando fazer.
Isso elimina a necessidade de tomar decisões constantes ao longo do dia. Você não precisa pensar no que fazer em seguida. Você já decidiu isso pela manhã.
A maioria das pessoas pensa que fazer várias coisas ao mesmo tempo economiza tempo. Não economiza.
A multitarefa divide sua atenção. E quando sua atenção está dividida, a qualidade de tudo o que você faz diminui. Você cometeu mais erros. E no final, você se sente cansado, mas não produtivo.
Então, escolha uma tarefa. Trabalhe nela até que esteja concluída ou até que o tempo reservado para ela termine. Depois, passe para a próxima.
Notificações, mensagens e pensamentos aleatórios ficam te distraindo. Então, quando você se sentar para trabalhar, guarde o celular. Feche as abas desnecessárias. Elimine tudo que possa te distrair.
A maioria das pessoas cria uma lista de tarefas uma única vez e nunca mais a atualiza. Tarefas antigas se acumulam e novas são adicionadas aleatoriamente. Dessa forma, a lista vira uma bagunça.
Então, dedique cinco minutos a isso todas as manhãs.
Analise o que sobrou de ontem. Decida se ainda importa. Adicione o que for novo. Em seguida, defina sua ordem de prioridades para o dia.
Levará cerca de 5 a 10 minutos por dia. Mas isso mantém sua lista organizada e seu dia focado.
Sem isso, você começa o dia confuso. Com isso, você sabe exatamente o que precisa ser feito e em que ordem.
A maioria das pessoas não é improdutiva por preguiça. Elas são improdutivas por falta de sistema.
Anote suas tarefas. Priorize-as. Reserve um tempo para cada uma. Concentre-se em uma coisa de cada vez. E reinicie sua lista todas as manhãs.
Esse é o sistema completo. Não tem nada de complicado nele.
Mas saber não basta. É preciso fazer. Todos os dias. É aí que a maioria das pessoas falha.
Comece amanhã de manhã. Anote suas tarefas, priorize-as e simplesmente siga a lista.
Simples assim.